（4）3～4行总结备忘录的主要内容

修炼简单思维智慧，还要学会寻找规律性。从日常管理和生活的各个层面上，挖掘其背后的规律性，能体现一个领导者的素质和能力。只有善于把握规律性的人，才能发现问题的实质，进而用最简单的方式解决问题。

从管理的角度讲，简单化管理有利于提高效率。杰克·韦尔奇有一句名言：“管理效率出自于简单。”他这一观点也为研究所证实。管理专家们对优秀公司的组织机构进行研究后，得出一个“百人规则”：大型公司的核心领导层没有必要超过100人。

在宝洁公司的计划统计微机网络（MIS）扩散和预测模型阶段，大量雇员之间无休止的较量，进一步增加了不确定性因素。这个时候，一页备忘录解决了很大的问题。首先，一页备忘录使问题压缩到了只有少量需要讨论的程度，集中精力解决主要问题，使行动的效果大大增加；其次，一页备忘录使员工的头脑明朗化，其中的建议条目按序展开，简单易懂。

（6）备忘录内容（建议、意见、工作总结、信息共享等）

最后，从管理决策的角度讲，应该尽量把复杂的事情简单化，剔除干扰，抓住主要矛盾，解决最根本的问题，才能让企业保持正确的方向。对于现代企业而言，信息爆炸式的增长，使得主导企业发展的因素盘根错节，做到化复杂为简单就更加不易。

（9）签名

20世纪80年代的通用公司管理体系相当庞大。用当时CEO杰克·韦尔奇的话说就是“每一个人的上面都有一个经理”，在它40万的员工中，有1.5万名冠有经理的头衔。其中有500名是资深经理人，130名是副董事或更高的职位。从生产的工厂到CEO，有12个之多的管理层级。杰克·韦尔奇认识到以上问题后，决定剔除部分管理阶层，这一过程被称为“组织扁平化”。经过扁平化，通用电气公司的管理层级大大减少，从生产车间到CEO仅有6个层级。依照韦尔奇的说法，组织扁平化不只是要节省开支，更重要的是改善了管理的功能。扁平化不仅为通用节省了费用，更加速了沟通，将原本就属于企业的“控制”与“责任”还给了企业。

延伸阅读 怎么做一页备忘录

（2）标题

修炼简单思维智慧，其次要学会运用各种思维方法。简单的问题用简单的方法来解决，这是我们常人都可以办到的，复杂的问题用简单的方法来解决则必须掌握简单思维方法。

为了提高竞争力，韦尔奇提出数一数二原则，必须把本产品做成本行业数一数二的产品，否则一律将公司卖掉。1994年，为通用电气带来90%利润的15个事业部进入了应该保留的业务圈内，放弃了117个事业部和产品，包括煤矿、半导体、烧烤器、吹风器和钟表，最终通用电气成为世界上最具竞争力的企业。

当杰克·韦尔奇上任通用电气公司CEO时，他发现通用电气现有的产品线既长且乱，总共有350种产品，从制造核反应堆到微波炉，从机器人到蒸气熨斗，业务组合不但大而且分散。

作为一个职场人士而言99lib•net，写备忘录有很多重要的作用。它能帮助自己整理思路，把问题想得更透彻；它能促使自我管理，督促自己把写下来的任务完成；随着备忘录积累量的增多，可以积累工作中的经验，从而提升自我管理素质。

作为企业家和管理者，如果习惯了简单化管理，学会运用简单思维模式，学会把复杂的问题简单化，再大的企业，也可以管理得轻松自如、游刃有余；再难的问题，也能解决得了无痕迹。

在宝洁公司，一页备忘录的用途很广泛。其作用有：信息共享、汇报工作、总结得失、知识管理、通知相关人员以及档案管理等。

作为企业家，只有不断地运用简单思维，修炼简单思维智慧，才能使领导艺术达到“运用之妙，存乎一心”的境界。大道至简，用最简单的方法必然可以解决最复杂的问题，关键在于，我们是否具备这样的思维素质。我们只有不断地领悟简单思维方法，并广泛实践和运用，才能举一反三、融会贯通，才能探索出一条简单之路。

老托马斯·沃森在1914年创办IBM公司时，只是本着让公司赢利，同时证明自己的价值这些基本而又简单的想法，写出了这3条准则，并以此作为公司的基石。他的目的非常简单明了——只是让那些为他工作的人明白，公司要的是什么。

飘柔、潘婷、海飞丝、沙宣、伊卡璐、舒肤佳、玉兰油、SK-II、护舒宝、佳洁士、汰渍、帮宝适……这么多品牌居然都是由宝洁公司经营的。宝洁公司拥有300多个品牌，产品畅销160多个国家和地区，他们的管理会是一页备忘录那么简单吗？

这些简单原则，是任何一个IBM员工都必须坚守的基本原则。在IBM，任何决策和行为都是这些准则的体现。IBM的企业文化就是一种简单思维指导下的文化，这种文化说明，简单的原则比技术革新、市场销售等的贡献还要大。

（7）主要缘由、总结、工作计划等

从人力资源角度讲，简单化管理就是用最少的人完成最多的任务，用最优秀的人完成最重要的任务。微软的N-1机制就是坚持雇佣相对少的人员来完成超出工作量的任务。如果真正需要的员工数同为N，他就会雇佣N-1个人。

宝洁公司总裁理查德·德普雷强烈地厌恶任何超过一页的备忘录。如果他收到一个冗长的备忘录，他会立即退回，并再附上一条命令：“把它简化成我所需要的东西！”如果备忘录过于复杂，他会在上面加上一句：“我不理解复杂的问题，我只理解简单明了的！”对此，他的解释是：“我工作的一部分就是教会他人如何把一个复杂的问题，简化为一系列简单的问题。只有如此，我们才可以更好地进行以下的工作。”

（8）下一步任务

“奥卡姆剃刀”以结果为导向，始终追寻高效简洁的思维方式。在过去，它影响过哥白尼、牛顿、爱因斯坦等伟大科学家，帮助他们成就了辉煌的科学事业；现在，它又被比尔·盖茨、巴菲特等经济界精英所使用。这是一个改变全球精英命运的思维法则，也是左九-九-藏-书-网右企业与个人发展的永恒法则。

已经退休的经理海能斯曾这样解释该措施的意义：“一份简短的、将事实和观点区分开的笔录是我们进行决策的基础。到处都是废话连篇，而一页纸的备忘录在这方面却能提供很大的帮助。一页纸上只能讨论较少的数字，一页纸上的20个数字要比100页纸上的20个数字更容易控制，这样就可以将注意力集中在重要的内容上。记录者必须确保填写少量的信息，少量的信息使人的责任感增强，信任感便也随之增加。”

可以这样讲，宝洁公司的管理精髓就是简洁，无论是管理制度，流程、人员配备，执行、产品开发、市场推广，都是严格的简单化管理。通过这样的方式，保证所有的管理者都能把主要精力集中在核心业务上，集中到解决重要问题上来。

IBM在会议、内部刊物、备忘录、集会中所规定的事项，或是在私人谈话中，都体现了其简单原则。IBM公司所有的主管人员都必须身体力行这些原则，避免让这些信念和原则变成空话，如此，则是在提醒全体员工：只有按照简单原则行事，才符合IBM的要求，才能共同得到发展。

简单思维法就是将复杂的事情简单化，是创新者必备的思维素养之一。

我们生活在一个复杂的时代，大大小小的问题，被描述得复杂不堪，使人望而却步。我们要参加烦琐的会议，要阐述复杂的概念，要面对复杂的管理，要接受复杂的企业文化……然而我们却发现企业的效率越来越低，管理成本越来越高，我们把时间浪费在繁杂的事务上。毫无疑问，奥卡姆剃刀为企业家和管理者改善思维模式，提供了很多有参考意义的启示。

汤姆·彼得斯在《第五项修炼》中，提出人们解决问题应当去寻找高效的杠杆解，也就是用小小的改变，引起持续而重大的改善。找到这种解决问题的方法，做事情就会事半功倍，其实质就是抓住问题的关键。

在运用简单法则和思维时应牢记爱因斯坦的一句著名的格言：万事万物都应尽可能简洁，但不能过于简单。

从战略层面上讲，简单化原理要求企业应该尽量保持自己的核心业务，核心业务以外的情况应该交给其他公司去完成。所谓核心业务，是指企业最擅长、最具竞争力的业务，核心业务是企业保持核心竞争力的根本。

简单思维是一种特殊精英思维模式。杰克·韦尔奇说：“作为领导者必须具有表达清楚准确的自信，确信组织中的每一个人都能理解事业的目标。然而做到组织简化绝非易事，人们往往害怕简化，他们往往会担心，一旦他们处事简化，会被认为是头脑简单。事实恰恰相反，唯有头脑清醒、意志坚定的人才是最简化的。”

IBM的原则简单，执行则更为简单，IBM对此只有两个字——去做。

现代企业面临的最大问题之一就是人力资源管理成本增加，机构臃肿、人浮于事，结果是不能灵活地采取行动。很多优秀的企业都提倡小企业式的管理。因为小企业灵活、敏捷的特点，非常有利于经营管理。为什么要向小企业那样行动呢？原因就是小99lｉｂ•ｎet企业简单。

建国初期，某大学一个研究室需要弄清一台进口机器的内部结构，却没有任何图纸资料可以查阅。这台机器里有一个由100根弯管组成的固定结构。要弄清其中每一根弯管各自的入口与出口，是一件相当麻烦和困难的事。研究室负责人召集有关人员攻关，他提出，完成这一重要任务，既不能拖得很久，又不能花太多钱。他希望大家广开思路，不管是洋措施还是土法子，一定要想出一个简便易行的办法来。

要写出简洁的备忘录，可以参考宝洁的备忘录写作结构。宝洁公司“一页备忘录”的结构如下：

一个简单的问题，不能人为地把它复杂化；一个复杂的问题，更要将之简单化。任何大企业，其理念和管理手段无论多么先进，都会由上至下逐渐减弱，因此，越是复杂的原则、理念越难以落实到基层，采取简单的、通俗的原则，可以将之贯彻到最基层，从而也就很好地解决了流程和执行问题。国内的很多企业，规章制度动辄就是几十几百页，其实这么复杂完善的制度，有几个人愿意去了解呢？又怎么可能被落实呢？所以，管理源于简单，这是IBM这样一个“巨无霸”企业的管理经验对管理者很大的启示。

他拿起玻璃泡，倒满水，递给阿普顿说：“你去把玻璃泡里的水倒入量杯，就会得出我们所需要的答案。”阿普顿这才恍然大悟，深深佩服起爱迪生来。

（5）相关背景资料介绍（2～3行）

阿普顿答应了。他用尺子对着玻璃泡量了量，然后开始计算。几个小时过去了，阿普顿算得满头大汗，但怎么也算不出来。

如果你浏览宝洁的网站，就会被它的简洁所吸引，突出重点、简明有效、结构简单正是宝洁的管理的全部内涵，这一内涵被落实在所有的细节中，正如一页备忘录就可以代替宝洁的管理精神一样。

工作中的许多问题都是如此，看似很复杂，实际上可以用很简单的方法将其解决，关键就看你是否能够跳出复杂的思维陷阱。如果不能摆脱种种思维的束缚，是很难找到简单的方法的。作为企业家，更应该学会简单思维。管理大师德鲁克说：“管理的目的是为了少管理。”一个卓有成效的管理者最重要的能力就是让管理过程化繁为简，在繁杂中去芜存精，找到解决事情的最佳方案。

很多世界知名企业，都是运用简单化管理，跻身于强者之列的。宝洁公司是典型的奉行简单化管理的公司，他们的秘诀是：从众多的意见中选取出事实，不遗余力地将其浓缩在一页纸上，才能把复杂的问题简化成简单的问题，他们把这种管理称为一页备忘录。

（3）一句话总结备忘录的主题

显然，一个人的思维方式决定了一个人的思维智慧。简单思维作为一种思维方式，给我们的思维世界提供了丰富的营养，我们应该主动修炼自我的简单思维智慧。

通用公司后来提出的“大公司躯壳，小公司灵魂，将管理瘦身”，就是解决组织管理复杂低效的有力措施。杰克·韦尔奇的管理思想中有一条非常著名的论断，那就是“成功属于精简敏捷的组织”。用他一贯主张的速度原则表述便是：最少的监督，最少的决策拖ｈtｔp://ｗww.99ｌib.ｎeｔ延，最灵活的竞争。他认为企业不必复杂化，对他来说，使事情保持简单是商业活动的要旨之一。

有人说，比尔·盖茨最聪明的地方不是他做了什么，而是他没做什么。正是简单法则成就了今天的世界首富。其实，人类生活和思维最基本的法则就是简单，而简单法则最经典的描述就是奥卡姆剃刀。

一天，爱迪生在一个实验中，指着一个梨形玻璃泡对他的助手阿普顿说：“你把它的容积计算一下，我需要这个数据。”

奥卡姆剃刀是由14世纪英格兰圣方济各会修士威廉博士提出来的一个原理：如无必要，勿增实体。其含义是：只承认一个个确实存在的东西，凡干扰这一具体存在的空洞的普遍性概念都是无用的累赘和废话，应当一律取消。他使用这个原理证明了许多结论，他的格言“如无必要，勿增实体”也得到广泛传播。这一似乎偏激独断的思维方式，后来被人们称为“奥卡姆剃刀”法则。

奥卡姆剃刀启示我们：把烦琐累赘一刀砍掉，让事情保持简单！如果你有两个原理，它们都能解释观测到的事实，那么你应该使用简单的那个，直到发现更多的证据。对于现象最简单的解释往往比复杂的解释更正确。如果你有两个类似的解决方案，选择最简单的、需要最少假设的解释最有可能是正确的。每一个人都解决过最复杂的问题，但都是首先使用奥卡姆剃刀将复杂的对象剃成最简单的对象，然后再着手解决问题。

曾担任宝洁公司总裁的爱德华说：“从意见中挑选出事实部分从而形成一页纸报告，是宝洁公司作出决策的基础。”

参与此事的人纷纷开动脑筋，先后提出了分别往每一根弯管内灌水，以及用光照射等许多办法。有的人还提出让蚂蚁之类的小昆虫去钻一根一根的弯管。大家提出的办法虽然都是可行的，但都很麻烦费事，要花的时间和付出的代价不少。后来这所学校的一个老花工提出，只需要两支粉笔和几支香烟就行了。他提出的做法是：点燃香烟，大大吸上一口，然后对着管子往里喷。喷的时候在管子的入口处写上“1”。这时让另一个人站在管子的另一头，见烟从哪一根管子冒出来，便立刻也写上“1”。其他管子也都照此办理。不到两小时，100根弯管的出入口都弄清楚了。

很多问题的解决办法其实非常简单，但我们却总是吃力不讨好，总试图将简单的问题复杂化。老子说“大道至简”，最深刻的道理都是最简单的。老子认为“道法自然”，简单是一切事物的不二法则，深刻地道出了管理的精义。在老子看来，管理的最高境界就是“稀言自然”、“无为而治”、“治大国若烹小鲜”，治国如此，思维如此，管理也是如此。

作为一个拥有40万员工，年营业额超过500亿美元，在全球各国都有分公司的“巨无霸”企业，“行为准则”却只有3条，的确不易让人理解。

奥卡姆剃刀也是一种思维法则，这就是简单思维。人们常常把简单思维理解为幼稚的、简陋的、不动脑子的思维方九九藏书式，但从思维科学的角度来讲，简单思维并不是一种低级的思维方式，而是帮助人们在观察问题和解决问题时，化繁为简。这种思维方式有着特殊的思维功效，能够帮助人们提高思维效率，处理各种问题。

宝洁公司CEO雷富礼说：“我们所有的高级管理人员都从内部选拔，但如果你想要升迁，最好先学会写备忘录。”

能够将复杂事物简单化的方法，如精简法、分解法、综合法、归纳法、分类法，等等，比如奥卡姆剃刀、20／80原理等，前者是在决策中不断精简复杂的事物，后者是通过分类识别重点。

优秀的企业都懂得摈弃复杂烦琐的东西，依靠最简单、平常的东西来解决问题。比如IBM公司，就是靠着简单而又明确的原则和信念，把员工凝聚在一起。这些原则和信念构成了IBM特有的企业文化。IBM的行为准则包括：(1)必须尊重个人；(2)必须尽可能给予顾客最好的服务；(3)必须追求优异的工作表现。这3条老沃森制定的简单原则，一直是IBM的行事方向。

奥卡姆剃刀是一种生活法则。这个原理要求我们在处理事情时，要把握事情的本质，解决最根本的问题。尤其要顺应自然，不要把事情人为地复杂化，这样才能把事情处理好。爱因斯坦说：“如果你不能改变旧有的思维方式，你也就不能改变自己当前的生活状况。”当你用奥卡姆剃刀改变你的思维时，你的生活将会发生改变。

（1）相关信息（发自谁from发给谁to转交给谁cc日期date）

修炼简单思维智慧，首先要培养简单思维视角。简单思维要求我们在看问题时，不仅要把简单的事物视为简单。同样也要把复杂的事物视为简单，这种对问题正向和逆向不同层面的认识，就是一种思维视角的变化。当我们改变思维视角，能化繁为简时，就反映出一种思维的深度和高度。

解决问题时如果抓住问题的实质，就是朝简单的方向迈进一大步。简单化的信息传递得更快，简单化的组织运转更灵活，简单化的设计更易被市场接受。简单意味着有无限可能，经典的往往是简单的。

事实的确如此，宝洁公司很多年来一直坚持填写一页纸的备忘录。宝洁公司某品牌部经理说：“宝洁公司有一条标语——‘一页纸备忘录’，它是我们多年来管理经验的结晶。事实上，任何建议或方案多于一页对我们来说都是浪费，甚至会产生不良的后果。”一份精简的报告节约了阅读者与执行者的宝贵时间，无形中提高了企业效率。一页纸报告是实现部门与部门、员工与员工、员工与领导之间顺畅交流的最佳办法之一。

在企业界，流传着这样一句话：“Keepitsimple，stupid！”（这个笨蛋，总不知道简化！）这被称为企业KISS管理，就是简单化管理，与奥卡姆剃刀所倡导的管理内涵是一致的。简单化管理，并不是把众多相关因素粗暴地剔除，而是要剔除复杂的形式，走向简单的实质。通过奥卡姆剃刀将企业最关键的问题简单化，从而加强企业的核心竞争力。

这时，爱迪生进来了，他看看面前堆了一沓稿纸的阿普顿，明白了是怎么回事。